A fool with a tool is still a fool
De flipchart: ik mis ‘em elke dag. Wat een heerlijke tool is dit om je workshops en meetings mee te faciliteren. Als parking om tijdens je sessie vragen of reflecties op te noteren. Of voor de groep om de resultaten van hun brainstorm te presenteren. Belangrijk dus om een waardig online alternatief te vinden!
En met waardig bedoel ik: even efficiënt als gebruiksvriendelijk. Want niets zo ergerlijk als tijdens een sessie de helft van je tijd te moeten spenderen aan het kunnen inloggen van alle deelnemers om toegang te krijgen tot je tool. Of te moeten uitleggen hoe precies ze een post-it moeten aanmaken en op het digitaal bord kunnen kleven.
Dus niet enkel voor jou als facilitator makkelijk om mee te werken, maar ook voor je deelnemers. Een tool kies je niet omdat hij tof is en jij je digitale vaardigheden in de kijker wil zetten, maar wel omdat hij jou en de deelnemer van je sessie helpt om jullie doel te realiseren.
Zelf ben ik enorme fan van Google Jamboard, heel eenvoudig in gebruik.
Maar als je echt collaboratieve workshops moet begeleiden vind ik Mural echt top. Het leuke aan Mural is dat je er al bestaande sjablonen vindt, die je ook erg kunnen inspireren bij het zoeken naar de gepaste werkvorm voor je meeting. Zorg er wel voor dat je deze omgeving van tevoren goed inricht. De eerste keer vergat ik bijvoorbeeld om de titel en het canvas die ik erop had gezet ‘vast te zetten’. Het gevolg was dat de deelnemers hem overal heen sleepten en mijn mooie structuur was weg 🙂
Bovendien is niet iedereen is al even digitaal savvy genoeg om vlot zelf eigen post-its te gaan creëren. Voor sommigen zet je die al gewoon klaar op je bord, zodat zij ze enkel nog hoeven in te vullen.
What happened with the coffee corner?
Voordeel van het hele online meeten is dat meetings nu vaak veel efficiënter zijn. Zodra we in de virtuele kamer komen, zijn we makkelijker gefocust op wat er te bespreken is dan wanneer we fysiek samenkomen. Er wordt heel wat minder tijd besteed aan het uitwisselen van persoonlijke dingen, we onderbreken mensen minder makkelijk wanneer ze het woord nemen, …
De keerzijde van de medaille is dan natuurlijk dat we die persoonlijke, informele gesprekken ook erg missen. Niet alleen omdat we het fijn vinden (en het ook broodnodig hebben) om ons verbonden te voelen met elkaar. Maar ook omdat dit er vaak net voor zorgt dat mensen zich veilig kunnen voelen. Durven te zeggen waar het op staat. Hun ideeën op tafel leggen.
Daarom vind ik het belangrijk om in online meetings en workshops net extra aandacht te hebben voor het creëren van die connectie. Er zijn verschillende manier om dat te doen:
- Doe een kort kennismakingsrondje dat toelaat elkaar ietsje beter te leren kennen: ik vraag aan de deelnemers om een dierbaar voorwerp te kiezen dat ze in de buurt hebben liggen en hier kort iets over te vertellen (vandaag nog kwam ik zo te weten dat er een Disney-fan in de groep zat en iemand die graag trompet speelt)
- Zorg ervoor dat je de deelnemers bij naam kent, spreek hen persoonlijk aan en als het kan: vraag dat ze hun naam voluit schrijven bij het inloggen, zodat iedereen weet wie aan de andere kant zit
Jouw rol als facilitator
Een grote valkuil voor facilitatoren is dat ze verleid worden om tijdens de meeting of workshop mee deel te nemen aan de discussie, zelf ideeën in te brengen, kortom, erg op de inhoud gaan zitten, …
En laat net dat zijn wat je als facilitator niet mag doen. Een goeie facilitator blijft weg van de inhoud (dat is aan de deelnemers). Hij/zij focust op het proces! Concreet betekent dit dat jij als facilitator verantwoordelijk bent voor:
- De planning
- Time-keeping
- De keuze van de juiste werkvorm in functie van de objectieven
- Ervoor zorgen dat het team de objectieven van de meeting bereikt
- Ze terug bij de les brengen wanneer ze afwijken
- Het verhelderen van onduidelijkheden en blijven doorvragen om tot de essentie te komen
- Regelmatig samenvatten
- Documenteren van de output
- Het deblokkeren van het proces als het vastloopt
- Onderliggende groepsdynamieken vaststellen en benoemen
- Omgaan met weerstand
- Conflicten aanpakken
Werk genoeg dus! En heel wat vaardigheden die erbij komen kijken.
Denk daarom eerst even vooraf na of jij wel de geplaatste persoon bent om de meeting of workshop te faciliteren. Ben je betrokken partij en vervul je geen neutrale rol? Hebben de beslissingen die genomen zullen worden een grote impact ook op jouw werk of functioneren? Of ben je een expert in de materie? Dan zal het enorm moeilijk zijn om uit de inhoud te blijven en je er niet mee te gaan moeien. Of te gaan sturen.
Belangrijk is in de eerste plaats dat je je hiervan bewust bent. Dit zal er alvast voor zorgen dat je tijdens de begeleiding zelf kan bijsturen als je ervaart dat je te veel op de inhoud gaat.
Wat je ook kan doen is met een co-facilitator werken. Waarbij je zelf de meeting wel leidt, maar de co-facilitator inzet om bv. de oefeningen te begeleiden. Maar bij meer delicate thema’s of contexten is het soms ook gewoon aangewezen om met een externe facilitator te werken.
Zin in meer? Schrijf je dan zeker in voor één van onze gratis online demo’s.
Tot dan!
