Introductie
Evaluatiegesprekken. Voor velen voelt het een beetje als een bezoek aan de tandarts: niemand staat echt te springen om te gaan, maar je weet dat het moet. Zowel voor leidinggevenden als medewerkers is het vaak een moment waar ze wat zenuwachtig naar uitkijken. Je maakt je klaar, zorgt dat je alles op een rijtje hebt, en hoopt dat het gesprek zonder pijn of ongemakkelijke stiltes verloopt. En toch, hoeveel voorbereiding je ook doet, het voelt soms alsof je moet presteren op het moment suprême.
Maar hier zit nu net de crux: als je pas bij het evaluatiegesprek aan de relatie met je medewerkers werkt, ben je eigenlijk al te laat.
“Het geheim van een succesvol evaluatiegesprek zit niet in de mooie woorden die je op dat moment gebruikt, maar in alles wat je al daarvoor hebt gedaan. “
Het is een beetje zoals proberen een cake te bakken zonder eerst de juiste ingrediënten te verzamelen – je kan nog zo hard roeren, maar zonder eieren wordt het toch niks. Of zoals alleen de avond voordat je naar de tandarts gaat je tanden poetsen; dat gaat niet voorkomen dat je gaatjes hebt. Investeren in een goede relatie met je medewerkers moet een doorlopende gewoonte zijn, net zoals dagelijks je tanden poetsen, zodat het evaluatiegesprek geen pijnlijke verrassing wordt.
Teamliefde: de sleutel tot feedback die blijft hangen
Om een goed evaluatiegesprek te voeren, is feedback essentieel, maar dat betekent niet dat het altijd evident is. Het doel is dat de feedback daadwerkelijk binnenkomt en effect heeft – en dat vraagt meer dan alleen gespreksvaardigheden. Om feedback echt te laten plakken, moet je het zien als een instrument in je gereedschapskist van gespreksvaardigheden. Feedback is een krachtig middel dat vaak gebruikt wordt, en dat uiteraard impact moet hebben. – en te voorkomen dat die verdampt zodra de medewerker de vergaderruimte uitloopt – moet er een basis zijn van vertrouwen en verbinding. Dat klinkt misschien vaag of zweverig, maar dat is precies waar ‘teamliefde’ om de hoek komt kijken. Feedback werkt pas als je medewerkers voelen dat je ze ziet, waardeert, en oprecht om ze geeft. In de wetenschap noemen we dit ‘Leader-Member Exchange’ (of kortweg LMX).
Dat is eigenlijk een chique term voor de kwaliteit van de relatie tussen jou en je teamleden. Hoe beter die relatie, hoe groter de kans dat feedback niet wordt gezien als een aanval, maar als een kans om samen te groeien. Met een sterke relatie voelt feedback als een manier om verder te ontwikkelen, in plaats van een verplichte toets waar je doorheen moet.
Deze factoren samen bepalen hoe open iemand staat voor feedback en hoe goed diegene ermee om kan gaan.
Waarom investeren in relaties zoveel verschil maakt
De kwaliteit van je relatie met je teamleden bepaalt niet alleen hoe goed feedback ontvangen wordt, maar ook in hoeverre ze ermee aan de slag gaan en zelfs hoe groot de kans is dat ze actief om feedback vragen. Het draait allemaal om die wederzijdse verbinding – want laten we eerlijk zijn, niemand vraagt graag om meer tandartsafspraken tenzij ze er echt vertrouwen in hebben dat het helpt! Als er een band is, een wederzijds vertrouwen, dan zal de medewerker veel sneller geneigd zijn om de feedback serieus te nemen en ermee aan de slag te gaan. Het voelt dan niet als kritiek, maar als iets waar jullie samen beter van kunnen worden.
Met een sterke relatie:
– Wordt feedback sneller geaccepteerd omdat de medewerker weet dat het niet uit de lucht komt vallen, maar voortkomt uit een gedeeld begrip en vertrouwen.
– Voelt de medewerker zich verantwoordelijk om echt iets met de feedback te doen, omdat er meer op het spel staat: de wederzijdse waardering die jullie hebben opgebouwd.
– Kun je eerlijkere en diepgaandere gesprekken voeren, niet alleen over de taken maar ook over waar de medewerker zelf tegenaan loopt én waar hij naartoe wil. Dit zorgt voor meer gerichte en persoonlijke feedback.
“Het geheim van een succesvol evaluatiegesprek zit niet in de mooie woorden die je op dat moment gebruikt, maar in alles wat je al daarvoor hebt gedaan. “
Tom Nijsmans
Oké, maar hoe doe je dat dan?
Misschien denk je nu: “Leuk verhaal, maar hoe zorg ik ervoor dat ik die sterke band met mijn medewerkers opbouw?” Hier zijn een paar tips om mee te starten:
- Investeer in kleine gesprekken
Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Soms werkt een kort, oprecht gesprek tussendoor net zo goed om de band te versterken. Vraag regelmatig hoe het gaat, toon interesse in hun ideeën, en zorg dat je beschikbaar bent. Die kleine momentjes stapelen zich op en vormen samen de basis voor vertrouwen – en dat maakt het evaluatiegesprek een pak makkelijker – een beetje zoals wanneer je beseft dat de tandartsbeurt toch niet zo erg is omdat je al het hele jaar trouw je tanden poetst. Minder spannend dus, en zonder al te veel gaatjes!
- Maak van feedback geen eenrichtingsverkeer
Vraag ook om feedback van je medewerkers. Laat zien dat je zelf ook wilt groeien en dat hun mening voor jou belangrijk is. Dit versterkt de relatie en zorgt ervoor dat feedback geven en ontvangen iets wordt dat jullie samen doen, in plaats van iets wat jij ‘oplegt’. En zeg nou zelf, niets is zo saai als een eenrichtingsverkeer waarin jij alles moet bedenken, toch? Samen is altijd leuker – en veel minder gedoe!
- Zorg voor consistentie en eerlijkheid
Iedereen voelt het als een leidinggevende sommige mensen anders behandelt. Consistente, eerlijke communicatie zorgt niet alleen voor een gevoel van rechtvaardigheid, maar versterkt ook de band. Laat iedereen weten dat je dezelfde betrokkenheid en eerlijkheid toont, ongeacht hoe sterk je persoonlijke klik met hen is. En ja, zelfs met die ene collega waar je normaal liever een luchtige discussie over kantoorplanten mee voert dan een diepgaand gesprek over prestaties – iedereen verdient dezelfde aandacht!
- Wees je bewust van de balans positieve en negatieve feedback
Wist je dat hoe beter de balans is tussen positieve en negatieve feedback, hoe meer dit bepaalt hoe de feedback wordt ontvangen? Het straffe is dat deze balans niet door jou wordt bepaald, maar door de perceptie van jouw medewerker. Vraag hier dus actief naar en wees je bewust van hun ervaring! Wees alert op hoe jouw feedback ontvangen wordt, en zorg ervoor dat je de ervaring van de medewerker goed begrijpt. Niets zo vervelend als het gevoel dat je alleen maar ‘op je kop krijgt’. Zorg ervoor dat positieve feedback niet alleen wordt gegeven als voorzichtige inleiding op kritiek, maar als oprechte waardering. En ja, soms is het even zoeken naar die balans, maar het is een beetje zoals proberen te poetsen met een gebroken tandenborstel – behoorlijk lastig en zeker geen pretje! Net zoals je zonder goed poetsen niet zonder gaatjes bij de tandarts komt, kom je zonder die balans niet tot echt effectieve feedback.
- Blijf leren over jouw rol als leidinggevende
Blijf groeien als leidinggevende! Reflecteer, ga in gesprek, en kijk samen met je collega’s hoe jullie feedback uitwisselen en elkaar kunnen versterken. Bij The Tipping Point vinden we dit zo belangrijk dat we er zelfs een speciale opleiding voor hebben gemaakt: ‘Jouw Feedbackkompas als leidinggevende’. Hier leer je hoe je op een effectieve manier feedback kunt geven en jouw rol in een feedbackcultuur kunt versterken. Benieuwd? Neem een kijkje: Jouw Feedbackkompas als leidinggevende . Of wil je liever meer weten over hoe je een constructieve feedbackomgeving in jouw team creëert? Lees dan deze blog: Hoe ontwikkel je een effectieve feedbackomgeving?
Conclusie: Evaluatiegesprekken en relaties - waarom een sterke band alles bepaalt
Evaluatiegesprekken die blijven hangen, beginnen niet met perfecte zinnen of de ideale structuur. Ze beginnen met een goede relatie. Investeer doorheen het jaar in jouw mensen, toon oprechte interesse, en bouw aan dat vertrouwen. Want uiteindelijk wil iedereen een leidinggevende die niet alleen kijkt naar prestaties, maar ook naar de persoon daarachter. Door continu aandacht te besteden aan de relatie, wordt het evaluatiegesprek een veel natuurlijker verlengstuk van wat al gedurende het hele jaar gebeurt. Het voelt dan niet als een onverwachte toets, maar eerder als een gezamenlijke reflectie op de weg die jullie samen hebben afgelegd en de stappen die nog komen. Zo maak je van het evaluatiegesprek niet alleen een evaluatiemoment, maar ook een waardevol ontwikkelingsgesprek waarin ambities en groei centraal staan.
Bronnen
- Erdogan, B., & Bauer, T. N. (2010). Differentiated leader-member exchanges: The buffering role of justice climate.Personnel Psychology, 63(4), 707-733.
- Graen, G. B., & Uhl-Bien, M. (1995). Relationship-based approach to leadership: Development of leader-member exchange (LMX) theory of leadership over 25 years: Applying a multi-level multi-domain perspective.The Leadership Quarterly, 6(2), 219-247.
- Ilies, R., Nahrgang, J. D., & Morgeson, F. P. (2007). Leader-member exchange and citizenship behaviors: A meta-analysis.
