Of waarom die evaluatiegesprekken minder spannend kunnen zijn dan je denkt
Het is weer die tijd van het jaar. Evaluatiegesprekken staan voor de deur en dat zorgt bij velen voor een lichte rilling. En eerlijk is eerlijk, zowel leidinggevenden als medewerkers kijken er vaak niet bepaald naar uit. Het gevoel van “we moeten hier even doorheen” is voor velen herkenbaar. Maar wat als jij zou weten dat er een geheime sleutel is die deze gesprekken niet alleen draaglijk, maar zelfs waardevol kan maken? Evaluatiegesprekken worden vaak gezien als een verplicht nummertje, maar met de juiste focus kun je er een echt groeimoment van maken. Maak kennis met feedbackoriëntatie: een onbekend maar onmisbaar concept (onbekend maakt onbemind, toch?). Feedback is namelijk één van de instrumenten die je als leidinggevende kunt inzetten om het gesprek naar een hoger niveau te tillen. Maar dan moet je wel snappen hoe feedbackoriëntatie werkt.
Wat is feedbackoriëntatie (en waarom is het jouw tijd waard)?
Feedbackoriëntatie is de mate waarin iemand feedback ontvangt, verwerkt en ermee aan de slag gaat. Dit concept omvat meerdere dimensies, zoals
- bruikbaarheid (hoe waardevol iemand de feedback vindt)
- gevoeligheid (de mate waarin feedback als bedreigend wordt ervaren),
- verantwoordelijkheid (de bereidheid om iets met de feedback te doen) en
- competentie (het vertrouwen dat iemand heeft om iets met de feedback te doen).
Deze factoren samen bepalen hoe open iemand staat voor feedback en hoe goed diegene ermee om kan gaan.
Mensen met een hoge feedbackoriëntatie zien feedback vaak als een kans en hebben de neiging om actief aan hun ontwikkeling te werken. Aan de andere kant, hoe lager de feedbackoriëntatie, hoe groter de kans dat feedback als kritiek of als een aanval wordt ervaren, waardoor het moeilijker wordt om er iets mee te doen. Dit verschil in houding bepaalt vaak hoe effectief een evaluatiegesprek verloopt.
Stel je voor: je hebt een teamlid dat na elk gesprek meteen aan de slag gaat met de feedback en zichtbaar groeit. En je hebt een ander teamlid dat beleefd luistert, knikt, maar weinig verandert. De kans is groot dat dit samenhangt met hoe iemand feedback ziet: als een kans of juist als een bedreiging – en dat noemen we feedbackoriëntatie.
Waarom is feedbackoriëntatie zo belangrijk bij evaluatiegesprekken?
Evaluatiegesprekken zijn tweerichtingsgesprekken waar feedback wordt uitgewisseld. Zowel de leidinggevende als het teamlid kunnen elkaar waardevolle inzichten geven (in plaats van die klassieke ‘ik praat, jij luistert’-sessies). Dit maakt het gesprek niet alleen evenwichtiger, maar ook effectiever. Wanneer iemand een lage feedbackoriëntatie heeft, kan zo’n gesprek echter snel veranderen in een ongemakkelijk moment dat beiden het liefst zo snel mogelijk achter zich laten. Daarom is het belangrijk om als leidinggevende te begrijpen hoe jouw teamleden feedback ontvangen en hoe je dat proces kunt ondersteunen, zodat de uitwisseling in beide richtingen waardevol wordt.
Medewerkers met een hoge feedbackoriëntatie halen meer uit evaluatiegesprekken: ze zien feedback als een waardevolle kans en passen hun gedrag aan. Aan de andere kant kunnen medewerkers die hier laag op scoren het gevoel hebben dat ze aangevallen worden of dat hun inspanningen niet worden gezien. Dit kan frustratie opleveren, niet alleen voor de medewerker zelf, maar ook voor jou als leidinggevende. En laten we eerlijk zijn: zo’n gesprek helpt niemand vooruit.
‘Feedbackoriëntatie kan hoog of laag zijn. Hoe hoger de feedbackoriëntatie, hoe makkelijker iemand feedback ontvangt en gebruikt om te groeien.’
Tom Nijsmans
Hoe kun je feedbackoriëntatie verbeteren tijdens evaluatiegesprekken?
Feedbackoriëntatie hangt deels samen met persoonlijkheidskenmerken. Sommige mensen staan van nature meer open voor feedback dan anderen. Toch kun je als leidinggevende actief bijdragen aan het verbeteren van feedbackoriëntatie, ongeacht iemands persoonlijkheid. Hier zijn enkele handvatten om feedbackoriëntatie te stimuleren en ervoor te zorgen dat evaluatiegesprekken niet alleen minder spannend, maar ook productiever worden:
- Begin met de relatie | Een evaluatiegesprek gaat niet alleen over prestaties, maar ook over de relatie tussen jou en je medewerker. Wanneer een medewerker zich veilig voelt, is de kans groter dat hij of zij openstaat voor feedback. Maak gedurende het jaar op verschillende momenten ruimte voor korte gesprekken over hoe het met iemand gaat, voordat je direct in de feedback duikt. Zo bouw je vertrouwen op en wordt feedback geven en ontvangen een natuurlijk onderdeel van jullie samenwerking.
- Normaliseer feedback | Probeer feedback niet als iets bijzonders te brengen. Laat het een onderdeel zijn van jullie dagelijkse interacties, in plaats van iets dat je bewaart voor dat ene jaarlijkse gesprek. Hoe meer je elkaar informeel feedback geeft, hoe makkelijker het wordt om dit te bespreken tijdens een evaluatiegesprek. Dit verlaagt de spanning en maakt feedback meer ‘gewoon’.
- Vraag naar hun perspectief | Stel vragen! Wat vond je medewerker zelf van het afgelopen jaar? Waar zijn ze trots op en waar willen ze in groeien? Door te beginnen met hun perspectief, laat je zien dat je waarde hecht aan hun kijk op de zaak. Dit vergroot de betrokkenheid en zorgt ervoor dat feedback als tweerichtingsverkeer voelt.
- Wees mild, maar eerlijk | Feedback hoeft niet altijd kritiek te zijn. Benoem de successen en inspanningen van je medewerker. Het is belangrijk dat medewerkers voelen dat hun werk wordt gewaardeerd. Dat betekent niet dat je negatieve punten moet vermijden, maar zorg ervoor dat de toon mild en ondersteunend is. Niemand groeit van een evaluatie die aanvoelt als een aanval.
- Gebruik de feedbackhandleiding | Bij The Tipping Point hebben we feedbackoriëntatie doorvertaald tot een persoonlijke feedbackhandleiding. Een tool die handig is om jezelf en jouw medewerkers in kaart te brengen. Het is een persoonlijk feedbackprofiel waarin medewerkers reflecteren op hoe ze omgaan met feedback. Dit helpt tijdens evaluatiegesprekken om te bespreken hoe iemand het beste feedback ontvangt en wat voor hen werkt. Zo kun je als leidinggevende je aanpak aanpassen en zorgen dat feedback effectiever binnenkomt. Tip: bespreek dit al eerder in een een-op-een gesprek (liefst ruim vóór het evaluatiegesprek (en zeker niet tijdens), zodat je niet voor onverwachte verrassingen komt te staan). Klik hier om onze feedbackhandleiding te dowloaden.
Conclusie: Zet in op feedbackoriëntatie voor succesvolle evaluatiegesprekken
Evaluatiegesprekken hoeven geen bron van spanning te zijn. Door te begrijpen hoe feedbackoriëntatie werkt, kun je als leidinggevende inspelen op de behoeften van je teamleden en hen helpen om feedback te zien als iets waardevols. Gebruik daarbij onze feedbackhandleiding om dit gesprek al eerder bespreekbaar te maken en het proces soepeler te laten verlopen. Begin met de relatie, wees mild maar eerlijk, en maak feedback een normaal onderdeel van jullie samenwerking. Zo zorg je ervoor dat evaluatiegesprekken niet langer iets zijn waar je tegenop ziet, maar juist momenten worden die groei en verbinding stimuleren.
Dus, aan alle leidinggevenden die de evaluatiegesprekken nog voor de boeg hebben: wees mild, stel vragen, en onthoud dat feedback geen monoloog is. Het is een gesprek – en elk gesprek kan een verschil maken.
Bronnen
- London, M., & Smither, J. W. (2002). Feedback orientation, feedback culture, and the longitudinal performance management process. Human Resource Management Review, 12(1), 81-100.
Deze studie onderzoekt hoe feedbackoriëntatie bijdraagt aan een positieve feedbackcultuur en hogere prestaties in organisaties. De auteurs tonen aan dat een sterke feedbackoriëntatie medewerkers helpt om beter om te gaan met feedback, wat van cruciaal belang is in leergerichte organisaties. - Anseel, F., & Lievens, F. (2006). Certainty as a moderator of feedback reactions? A test of the strength of the self-verification motive. Journal of Occupational and Organizational Psychology, 79(4), 533-551.
Dit onderzoek biedt inzicht in hoe feedbackoriëntatie en zelfzekerheid reacties op feedback beïnvloeden. Het toont aan dat medewerkers met een sterke feedbackoriëntatie beter in staat zijn om constructief om te gaan met uitdagende feedback, wat helpt bij hun ontwikkeling. - Dahling, J. J., Chau, S. L., & O’Malley, A. (2012). Correlates and consequences of feedback orientation in organizations. Journal of Management, 38(2), 531-546.
Dit artikel onderzoekt de relatie tussen feedbackoriëntatie en werkprestaties. Het benadrukt dat medewerkers met een hoge feedbackoriëntatie feedback beter verwerken en effectiever gedrag aanpassen, een waardevolle eigenschap voor elk team. - Linderbaum, B. A., & Levy, P. E. (2010). The Development and Validation of the Feedback Orientation Scale (FOS). Personnel Psychology, 63(2), 315-357.
Dit artikel introduceert en valideert de Feedback Orientation Scale (FOS), een uitgebreide meetmethode die vier dimensies van feedbackoriëntatie in kaart brengt: bruikbaarheid, verantwoordelijkheid, vaardigheid en sociaal besef. De FOS is een betrouwbare vragenlijst voor het meten van feedbackoriëntatie binnen teams en organisaties. Meer informatie over de FOS en de achterliggende theorie is beschikbaar via ResearchGate. - Straatman, M. (2023). The influence of feedback orientation on student learning and performance. MasterThesis, Universiteit Utrecht.
In deze masterthesis wordt feedbackoriëntatie diepgaand onderzocht en worden waardevolle inzichten gedeeld over de invloed ervan op leerprestaties. De thesis verwijst naar wetenschappelijke methoden en praktische tools, waaronder vragenlijsten, die ook nuttig zijn voor HR- en L&D-teams die met feedbackoriëntatie aan de slag willen.
