TOOLS om het maximum te halen uit ‘online facilitaties’
Het vorige blogartikel rond ‘online faciliteren’ ging over tips & tricks waarmee je als facilitator aan de slag kunt. De titel ‘a fool with a tool is still a fool’ geeft aan in welke richting die tips te zoeken zijn.
Dat betekent natuurlijk niet dat online tools niet belangrijk zijn. Integendeel, het is een noodzakelijke voorwaarde om alle tools die je gebruikt goed onder controle te krijgen. De deelnemers verwachten van jou als online facilitator dat je zowel technologisch als pedagogisch alles onder de knie hebt.
Vanuit onze ervaring hebben wij hieronder een aantal tools opgelijst om het maximum uit een groep te halen in een ‘online facilitatie’ Er zijn natuurlijk een hele reeks tools op de markt die zowel de efficiëntie als de connectie verhogen en soms is het moelijk om het bos nog door de bomen te zien.
Daarom hebben wij een ‘simpel’ onderscheid gemaakt tussen drie verschillende ‘soorten tools’ die ondersteunen in het online faciliteren van meetings, workshops en trainingen. De eerste twee categorieën zijn voor ons een echte ‘must’, de derde is eerder een ‘nice to have’:
- Online conferencing tools (MUST)
- Virtual whiteboard (MUST)
- Best of the rest: tools ter ondersteuning (NICE TO HAVE)
1. Online conferencing tools (MUST)
Eind 2020 moeten we niet meer uitleggen wat een ‘online conferencing tool’ is. We hebben allemaal al de nodige uren (nu ja, nodig?) geïnvesteerd in programma’s à la Zoom, Webex, Teams en anderen. Bedoeling van al deze tools is om met iedereen real time te verbinden zodat iedereen elkaar kan zien en horen en we de beleving van een ‘offline’ meeting/workshop zo dicht mogelijk benaderen.
Cruciaal voor een goede online facilitatie in een conferencing tool:
- Video calling (webcam voor elke deelnemer is noodzakelijk).
- Mogelijkheid om meerdere deelnemers te zien op het scherm (miniatuur).
- Mogelijkheid om dit te doen terwijl er een presentatie wordt afgespeeld.
- Mogelijkheid om makkelijk groepen te verdelen in break-out rooms (of een makkelijke manier om errond te werken).
- Verschillende mogelijkheden om deelnemers tot interactie te laten overgaan (raise hands, chat, icoontjes, Q&A, …)
- Makkelijk om in te loggen via één klik op een url (link naar website-adres).
Voorbeelden van tools voor online facilitatie in kleine groepen:
- Zoom Meeting
- Teams Meeting
- Webex Meeting
- …
Meer inspiratie nodig? https://shanebarker.com/blog/web-conferencing-and-online-meeting-tools/
“There are two things people need to see in a meeting. They need to see each other, and they need to see the content being discussed.”
2. Virtual whiteboard (MUST)
Quasi elke klassikale facilitatie draait rond de erg-gemiste ‘flipchart’ en ‘post-it’s’. Helemaal vervangen zal nooit lukken maar een virtual whiteboard is een krachtige facilitatie-tool. Veel facilitatie technieken zijn gebouwd rond het schrijven op een bord of het verplaatsen van zogenaamde sticky-notes. Wij raden af om enkel met een zogenaamde text tool te werken omdat eens iets geschreven is, dit moeilijk te veranderen valt. Op een virtual whiteboard kan je makkelijk ideeën/suggesties bewegen of groeperen. De hele groep ziet real live alle veranderingen die optreden en elke deelnemer kan op elk moment zijn/haar ideeën (in de vorm van post-it’s) wijzigen. Daarenboven kan het (correct) gebruiken van een virtual whiteboard ook zorgen voor een (vaak broodnodige) energieboost.
Cruciaal voor een goede online facilitatie met een virtual whiteboard:
- Makkelijk in te loggen door de deelnemers (moet snel gaan).
- Gebruiksvriendelijk (liefst niet teveel tijd nodig vooraleer de deelnemers de tool begrijpen)
- Makkelijk integreren van afbeeldingen (real time).
- Gebruik van een timer (voor oefeningen).
- Pricing: er zijn gratis/goedkope versies op de markt.
Voorbeelden van virtual whiteboards:
- Mural: Mural.com
- Cardsmith: https://cardsmith.co
- Miro: https://miro.com
- Google drawnings (free): https://docs.google.com/drawings
- Google jamboard (free): https://jamboard.google.com
- Ingebouwde whiteboards (in de tool zelf bv. zoom of Webex)
Meer inspiratie nodig?: https://zapier.com/blog/best-online-whiteboard/
3. The best of the rest: andere tools ter ondersteuning (NICE TO HAVE)
Er zijn verder nog een veelvoud van andere tools op de markt. De meerwaarde is niet altijd even groot, maar vaak brengt het meer ’swung’ in een online facilitatie. Hieronder hebben we een aantal tools opgelijst ter inspiratie en die hebben we verdeeld in volgende categorieën. Maar vergeet niet volgende gouden regel:
“Keep it simple. Practice the tech beforehand. Test it on people who have not used the software before to identify possible fail points.”
Survey, polls and data collection
- Google forms: https://www.google.com/intl/nl_be/forms/about/
- Survey monkey: https://nl.surveymonkey.com
- Typeform: https://www.typeform.com
- Poll everywhere: https://pollev.com
- Pigeonhole live: https://pigeonholelive.com
Audience engagement
- Mentimeter: https://www.mentimeter.com
- Slido: https://www.sli.do
- Kahoot: https://kahoot.it
Nice to have
- https://wheelofnames.com
- https://wheeldecide.com
- https://quizlet.com/nl
- https://www.noisli.com
- http://clipchoose.com
- https://www.howspace.com
Geïnteresseerd in hoe we dit concreet bij klanten aanpakken? Mail ons op info@thetippingpoint.be of schrijf je in op één van de onderstaande (gratis) discoversessies.
